GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO: LECCIONES APRENDIDAS DURANTE LA PANDEMIA

La gestión del conocimiento permite recabar información sobre las lecciones aprendidas durante el desarrollo de procesos de gestión o de proyectos dentro de la Entidad, también en situaciones de crisis.

Las lecciones aprendidas ofrecen información de apoyo para una mejor toma de decisiones en situaciones futuras, reduciendo la incertidumbre y mejorando el tiempo de respuesta. Además pueden ser traducidas en BBPP a implementar en un futuro próximo continuando así con el ciclo de mejora continua en FUTUCAM.

La experiencia adquirida durante el proceso de acreditación en EFQM y la posterior acreditación en Calidad en FUTUCAM puso de relieve la importancia de identificar los aprendizajes adquiridos durante el desarrollo de proyectos. Fruto de esto y de la reflexión posterior surge la idea de generar un proceso de gestión del conocimiento que nos permita identificar estos aprendizajes no sólo en nuestra práctica habitual como prestadores de apoyo a las personas con discapacidad sino también a nivel de desarrollo organizacional en la Entidad.

Además consideramos que todo momento, aun siendo complicado, supone una oportunidad para el aprendizaje.

Por ello, reflexionando acerca de las lecciones que estábamos aprendiendo en esos momentos de incertidumbre y cambios que nos trajo el coronavirus propusimos iniciar un pilotaje sobre el proceso de gestión del conocimiento en nuestra Entidad.  Entendiendo, también, que esto podría suponer una oportunidad para implementar a nivel organizacional un proceso de gestión del conocimiento que quedara establecido como una herramienta más de mejora continua en el desarrollo de nuestras actividades en FUTUCAM.

Toda esta propuesta tiene relación con:

  •  el espíritu de mejora continua y la integración del enfoque de calidad (EFQM) en FUTUCAM,
  • con la Visión de FUTUCAM: “Queremos ser un Equipo de personas cualificado en valores y formas de hacer, considerado referente por su compromiso y competencia en apoyar los proyectos de vida de cada persona, el ejercicio de sus derechos y su plena ciudadanía, y por nuestra contribución a lograr una buena sociedad”
  • y con el despliegue del I Plan Estratégico de FUTUCAM en cuyo EJE 2 (Influencia en el Entorno) nos planteábamos “Mejorar el posicionamiento de FUTUCAM en el Entorno”.

Además, el proceso de gestión del conocimiento tiene una relación muy estrecha con el desarrollo del Plan de RSC de FUTUCAM previsto para el año 2020. En concreto en el área de Comunicación del Plan de RSC se recoge como un reto el “incrementar la visibilidad de FUTUCAM mejorando la estrategia de comunicación externa visibilizando y difundiendo las Buenas Prácticas llevadas a cabo en FUTUCAM”.   

Por otro lado, que una Entidad cuente con un proceso de gestión del conocimiento totalmente integrado no sólo en su estrategia sino también en la gestión de proyectos permite que ésta se constituya como un agente de cambio con influencia en el entorno, en la medida que puede identificar aprendizajes y traducirlos en buenas prácticas que redunden en la mejora de la calidad de los apoyos que se prestan a las personas con discapacidad intelectual, personas que en definitiva son los protagonistas de nuestra misión: “ Garantizar los derechos de las personas con discapacidad intelectual, cuya capacidad de haya visto modificada, y cuya representación legal nos sea encomendada, prestándoles los apoyos necesarios para conseguir su óptima calidad de vida” 

Para todo esto, debíamos.

  • Diseñar el propio proceso de gestión del conocimiento, estableciendo y planificando las acciones que nos permitieran identificar las lecciones aprendidas y traducirlas, posteriormente, en buenas prácticas o acciones de mejora.
  • Involucrar al Equipo de profesionales de FUTUCAM, generando oportunidades de participación e informando y formándoles en conceptos como “gestión del conocimiento”, “lecciones aprendidas”, “buenas prácticas” etc y sensibilizándoles acerca de la utilidad y beneficios de una adecuada gestión del conocimiento.

Los objetivos que nos planteamos:

- Generar e implementar un proceso de gestión del conocimiento en FUTUCAM

  • Identificar, registrar y comunicar las lecciones aprendidas.
  • Traducir los aprendizajes en mejoras (Buenas Practicas).
  • Clasificar, Implementar y comunicar las Buenas Prácticas (BBPP)

- Generar un Huerto o Baúl de buenas ideas y buenas prácticas en FUTUCAM

  • Definir el concepto de Buenas Prácticas de acuerdo a los criterios establecidos por Plena Inclusión.
  • Disponer de una clasificación y categorización de esas BBPP y Buenas Ideas que permita su archivo, seguimiento y comunicación.
  • Disponer de una herramienta que aúne criterios dentro del Equipo de FUTUCAM en cuanto a la redacción, clasificación y comunicación de las BBPP y/o Buenas Ideas (Elaboración de plantilla de BBPP)

Para el desarrollo del proceso de gestión del conocimiento e identificación de lecciones aprendidas: 

  • Se constituyó un equipo responsable de su diseño, implementación y evaluación. 
  • Se generaron mecanismos de participación: reuniones, encuestas, encuentros formativos etc dirigidos a todo el Equipo de Profesionales. Además se mantuvo informado al Patronato en todo momento. 
  • Se comunicó en todo momento el avance del proceso y los resultados del mismo. 

Por último los resultados que obtuvimos fueron: 

  • Mejoras metodologicas en la gestión de proyectos en la Entidad así como en la identificación de lecciones aprendidas. 
  • Puesta en marcha de acciones dirigidas a mejorar el bienestar del Equipo: talleres de inteligencia emociona y gestion de emociones relacionadas con la pandemia, mejoras en la gestión del teletrabajo, conciliación familia, revisión de cargas de trabajo y tareas asiganadas por categoria profesional...
  • Identificación de puntos de mejora a la hora de prestar apoyos a las personas con discapacidad en periodos de confinamiento o asilamiento social, uso de las nuevas tecnologías, gestión de apoyos y servicios etc.
  • Establecimiento de un proceso propio para la identificación de BBPP y su registro, clasificación y divulgación, contando con materiales propios para ello. 
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ESPAÑA

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